Lista de documentos para admissão: checklist completo

Comprovante de residência e de escolaridade, título de eleitor, certidões de nascimento, número PIS e NIS e carteira de trabalho: esses são apenas alguns dos documentos essenciais para formalizar uma admissão. 

Saiba que, na hora de contratar, é responsabilidade da gestão de pessoas fornecer uma lista completa de documentos necessários para admitir o novo profissional, e também orientá-lo sobre onde conseguir a papelada e o prazo para entregar tudo ao RH.

É bastante coisa, mas, depois de ler este artigo, seu trabalho vai ficar muito mais fácil, porque está tudo explicado aqui, e tem até um checklist no final prontinho para você aproveitar!

Por que é importante conhecer quais são os documentos?

Para os trabalhadores, os documentos para admissão são essenciais porque formalizam a contratação, assegurando direitos trabalhistas, como salário-família e acesso aos benefícios sociais do governo federal. Por parte da empresa, verificar e coletar esses papéis é a garantia de que a organização estará em dia com as fiscalizações e questões legais. 

Vale ressaltar que, após a entrega, o empregador tem um prazo legal para registrar o novo vínculo na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e devolver o documento preenchido ao colaborador. O prazo para a devolução é de até 5 dias após a registro na carteira. 

Qual é a documentação necessária para admissão de um funcionário? 17 papéis indispensáveis

Existem duas vertentes quando se fala sobre documentos para admissão: o que o funcionário precisa entregar e o que a empresa deve fornecer. 

A lista a seguir traz todos eles, e os quatro primeiros itens são de responsabilidade da contratante, enquanto os outros papéis devem ser providenciados pelo trabalhador.

1. Contrato individual de trabalho

O contrato é o documento oficial que formaliza a relação entre empregado e empregador, definindo as obrigações, direitos e condições de trabalho. Para elaborá-lo, inclua:

• Dados das partes: nome completo, CPF, endereço e função do empregado, além dos dados do empregador.
• Função e salário: atividades que serão realizadas pelo empregado e o salário acordado.
• Jornada de trabalho: detalhes sobre a carga horária diária e semanal.
• Benefícios e outros direitos: descrição de benefícios corporativos, como vale-transporte e plano de saúde, se aplicável.
• Cláusulas de rescisão: condições de encerramento do contrato, como aviso-prévio e possíveis multas por descumprimento.

Nesta etapa, é altamente recomendável ter o apoio de um advogado trabalhista para garantir que o contrato esteja em conformidade com a legislação.

2. Declaração de dependentes para Imposto de Renda

Este documento informa os dependentes do empregado para fins de dedução no Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e, para redigi-lo, elenque:

• Dados do empregado: nome completo, CPF e cargo.
• Dados dos dependentes: nome, data de nascimento e grau de parentesco com o empregado (filhos, cônjuge etc.).
• Espaço para assinatura do empregado: com data e nome do próprio empregado.

Essa declaração ajuda o setor de RH a aplicar as deduções fiscais corretamente no cálculo do salário.

3. Ficha de registro do empregado

A ficha de registro é uma exigência legal para documentar as informações de cada colaborador. Ela deve incluir:

• Informações pessoais: nome, CPF, RG, data de nascimento e endereço.
• Informações profissionais: cargo, data de admissão, salário e setor.
• Histórico de funções e promoções: detalhes sobre alterações no cargo ou remuneração ao longo do tempo.
• Assinatura do empregado e do responsável pelo RH: validação oficial do registro.

Esse registro é obrigatório, e deve estar atualizado sempre que houver mudanças nas condições de trabalho do colaborador.

4. Declaração de requisição ou rejeição do vale-transporte

Se a sua empresa oferece o famoso VT, esta declaração é o papel que confirma se o empregado vai ou não utilizar o benefício. Ela deve conter:

• Campo de requisição ou rejeição: seção na qual o empregado marca se aceita ou recusa o benefício.
• Dados do empregado: nome completo e cargo.
• Descrição do trajeto (se o benefício for requisitado): informação sobre o itinerário e a quantidade de vales necessários por dia.
• Assinatura e data: campo para que o funcionário deixe sua rubrica.

Esse documento é fundamental para o controle de custos e para o cumprimento das obrigações trabalhistas quanto ao vale-transporte​, então, não dê bobeira!

Daqui em diante, você confere a lista de documentos para admissão que devem ser entregues pela pessoa contratada.

5. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

A CTPS ou Carteira de Trabalho e Previdência é onde ficam registradas as informações mais importantes do vínculo empregatício, como:

• data de admissão;
• cargo;
• salário; e 
• direitos trabalhistas. 

É um documento muito importante para o registro do vínculo empregatício, e deve ser apresentado pelo novo profissional no momento da contratação.

6. Cadastro de Pessoa Física (CPF)

O CPF é o que identifica o trabalhador perante a Receita Federal e, por isso, é necessário para a emissão da folha de pagamento, contribuições previdenciárias e declarações de Imposto de Renda tanto da empresa quanto do colaborador.

7. Registro Geral (RG)

A famosa carteira de identidade serve como identificação pessoal do funcionário, confirmando que ele é quem diz ser durante o processo de admissão. O número que consta no RG também será necessário em várias outras etapas, como no preenchimento do contrato e de outros documentos que você já leu sobre neste mesmo artigo.

8. Carteira Nacional de Habilitação (CNH), se aplicável

A carteira de motorista não é exigida em todos os cargos, apenas para aqueles que envolvem a condução de veículos. Nesse caso, ela comprova que o funcionário está habilitado para exercer funções que requerem direção.

9. Número do PIS ou NIS

O Programa de Integração Social (PIS) e o Número de Identificação Social (NIS) são números que identificam os trabalhadores no Brasil para permitir o acesso a uma série de benefícios sociais e trabalhistas, e também para registrar o empregado no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Eles devem ser fornecidos pelo novo colaborador no momento da admissão, e podem ser encontrados na própria carteira de trabalho, no aplicativo Meu INSS ou mesmo em uma agência da Caixa Econômica Federal, apresentando RG e CPF. 

10. Comprovante de residência

O comprovante de residência serve como “prova” de onde o funcionário mora, e é utilizado para correspondência e contato. O documento deve estar no nome da pessoa contratada, e podem ser entregues:

• conta de água;
• conta de luz;
• conta de gás;
• conta de telefone (fixo ou móvel);
• extrato ou comprovante de movimentação bancária, emitido pelo banco;
• correspondências de instituições financeiras, como faturas de cartão de crédito;
• fatura de internet, TV a cabo ou serviços de streaming;
• documentos de operadoras de planos de saúde;
• notificações de órgãos como INSS ou Receita Federal; e
• correspondências da prefeitura ou outros serviços públicos locais.

Apenas certifique-se de que o nome e o endereço estejam visíveis e legíveis. Esse comprovante deve ser entregue junto com os demais documentos no início da admissão.

11. Comprovante de escolaridade

Dependendo da função, pode ser exigido um comprovante de escolaridade para verificar se o funcionário possui a formação necessária para o cargo. Ele pode ser requisitado na instituição de ensino, e são aceitos:

• diploma ou certificado de conclusão de curso;
• histórico escolar;
• declaração de matrícula ou conclusão assinada pela instituição;
• carteira profissional ou registro do conselho de classe – para profissões regulamentadas, como Engenharia, Direito, Arquitetura, Medicina, Fisioterapia, Odontologia e Enfermagem; e
• certificados de cursos profissionalizantes.

Em cada caso, é essencial que os documentos sejam originais ou cópias autenticadas, especialmente quando exigidos como requisito para o cargo. 

12. Foto 3x4

Também costuma ser pedida uma foto recente no formato 3x4, para ser utilizada em documentos internos da empresa, como crachás e fichas de registro. Esse tipo de documento pode ser providenciado em lojas de fotografias ou mesmo em cabines fotográficas disponíveis em grandes centros comerciais.

13. Título de eleitor

Não é incomum que o título de eleitor seja solicitado para verificar se o empregado está em dia com suas obrigações eleitorais, especialmente para maiores de 18 anos.

Inclusive, um profissional com obrigações eleitorais em falta pode enfrentar dificuldades na admissão. No Brasil, estar em dia com essa questão é um requisito para diversos processos burocráticos, incluindo a admissão formal em empresas, especialmente em setores públicos e para cargos que exigem certidões negativas.

14. Certificado de reservista ou Certificado de Dispensa de Incorporação (CDI) – para homens

O certificado de reservista é entregue a homens que finalizaram seu serviço às Forças Armadas do Brasil, enquanto o certificado de dispensa é o papel entregue àqueles que foram dispensados do serviço militar.

Ambos os documentos são emitidos pela Junta Militar do município do colaborador, e é necessário para comprovar que as responsabilidades militares estão em dia – mesmo caso do título de eleitor!

15. Exame admissional

O exame admissional é realizado para assegurar que o novo funcionário está em boas condições de saúde para desempenhar suas funções, ele deve ser feito antes da formalização da contratação, e resulta em um Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que deve ser entregue à contratante.

16. Certidão de nascimento ou de casamento

Esse documento é necessário conforme o estado civil do empregado e utilizado para registros de benefícios e inclusão de dependentes. A certidão de nascimento é essencial para solteiros, enquanto a de casamento é requerida para casados.

Ambos os papéis podem ser requeridos em cartórios civis de todo o país, mas vale um adendo: caso o documento seja solicitado em um município que não seja onde o trabalhador foi registrado, há um prazo maior para emissão do papel.

17. Certidão de nascimento dos filhos, se aplicável

Se o empregado tiver filhos, essa certidão pode ser solicitada para garantir o pagamento de benefícios, como o salário-família. Ela também pode ser emitida facilmente em cartórios civis.

Antes de ir, que tal salvar um checklist preparado por quem entende do assunto?

Checklist de documentos para admissão 

Recapitulando para que você não tenha mais dúvidas sobre o que é necessário para a admissão, aqui vai um checklist para imprimir, printar e consultar sempre que tiver dúvidas!

A lista é extensa, mas dá para simplificá-la contando com uma empresa especialista em recrutamento e seleção estratégicos, assim, você terá tudo o que precisa para facilitar todo o processo de contratação. Experimente!