10 etapas fundamentais para fazer a admissão de funcionários

A admissão é o nome que se dá ao processo comandado pelo RH de uma empresa para formalizar a contratação de novos funcionários. Ele é composto por 10 etapas fundamentais, que envolvem desde o recrutamento até a solicitação de documentos e o registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) no caso de vínculos no regime CLT.

Trata-se de um procedimento extenso, que pode levar até 30 dias para ser concluído, mas, quando bem feito, traz benefícios de longo prazo à organização. Aliás, seguir o fluxo de contratação é indicado para garantir uma boa experiência para o candidato e proteger sua empresa, sabia?

Siga na leitura para fazer a admissão conforme manda o figurino!

O que é admissão?

Se você jogar o termo no Google, vai encontrar os seguintes significados – ou, pelo menos, variações deles:

1. ato de aceitar ou aprovar (alguém ou algo); consentimento, reconhecimento.
2. consentimento dado a alguém para que entre em algum recinto; ingresso, entrada.

No mundo corporativo, o significado de admissão consiste em aprovar o ingresso de uma ou mais pessoas no quadro de funcionários da empresa, ou seja, é o processo que reconhece um novo profissional como parte da equipe.

É claro que, na prática, esse ingresso não é tão simples assim, e exige um processo minucioso, que ocorre desde a divulgação da vaga até os trâmites burocráticos de contratação, como o envio de documentos e o exame admissional.

O que é data de admissão?

A data de admissão marca o início oficial do relacionamento do profissional com o empregador, e costuma contar a partir do primeiro dia de trabalho. Ela é um fator importante para calcular a elegibilidade do funcionário para diversos benefícios, como férias, licenças e planos de aposentadoria.

Esse dia também é importante para a empresa, já que é uma das informações que devem ser inseridas na carteira de trabalho do novo colaborador durante o preenchimento do documento.

Ainda assim, nem sempre a CTPS vai ser preenchida, isso porque existem diferentes tipos de contratação, e alguns deles não envolvem qualquer tipo de acordo escrito.

Quais são os tipos de admissão?

Existem três tipos de admissão: tácita, verbal e tradicional – mas só a última tem comprovação escrita da contratação de acordo com o que pede as leis trabalhistas.

• Tácita: é um modelo mais informal, em que não existe nenhum tipo de formalização, nem mesmo verbal, mas que pode contar como contratação aos olhos da Justiça mediante comprovação, como mensagens, papéis etc.
• Verbal: é a contratação “de boca”, ou seja, o acordo é feito verbalmente, e nenhum termo ou contrato de trabalho é assinado.
• Tradicional: a versão tradicional tem como base a legislação trabalhista e, por isso, é executada conforme as premissas que você lê neste artigo.

Se você estabeleceu relações trabalhistas de forma tácita e verbal, mas deseja fazer o registro formal do vínculo empregatício, não pule o próximo tópico.

Como fazer admissão? 10 etapas para realizar o processo dentro da lei!

Para admitir novos funcionários, você deve recrutar, selecionar, entrevistar e fazer a escolha do candidato, depois, enviar uma proposta e, se aceita, solicitar documentação e exame admissional, registrar o vínculo na carteira de trabalho e, por fim, organizar a empresa para receber o novo profissional e proporcionar um onboarding inesquecível.

Para fazer certo desde o primeiro contato, confira os detalhes preparados pela equipe Chawork!

1. Recrutamento

O processo de admissão começa pelo recrutamento, uma etapa fundamental que guia toda a contratação. Esse é o momento da abertura da vaga, da definição de critérios para o seu preenchimento e da divulgação da oportunidade.

É esperado que você elabore um documento ou uma postagem para divulgação, com informações sobre a vaga, que devem incluir, de praxe:

• cargo;
• responsabilidades;
• requisitos;
• habilidades;
• modelo de trabalho; e
• faixa salarial.

Geralmente, esta etapa inclui a divulgação em redes como o LinkedIn, mas gestores que se preocupam com a qualidade dos talentos também podem optar por contar com uma assessoria em recrutamento estratégico, que usa tecnologias e análises comportamentais avançadas para ligar o candidato certo ao que a empresa precisa.

2. Seleção

O segundo passo é fazer a seleção ou a triagem de todos os currículos recebidos e, atualmente, é bem comum contar com a inteligência artificial para filtrar aqueles que têm mais a ver com a vaga, mas se for possível por aí, vale a pena despender um tempo para conferir um a um – ou contar com uma assessoria para fazer tudo isso por você.

Os profissionais selecionados passam para a próxima fase, já os que não foram devem ser avisados que não prosseguirão no processo através de um feedback. Vale mencionar o que pode ser melhorado ou mesmo simplesmente agradecer pela participação, caso o candidato não se mostre aberto a uma devolutiva.

3. Entrevista

Este é o momento de conhecer o candidato, perguntar sobre sua experiência, tirar dúvidas do profissional e fazer um alinhamento de expectativas. Nesta etapa, cada candidato é entrevistado individualmente, e testes de aptidão ou comportamento podem ser aplicados.

Essa conversa deve ser conduzida com atenção e respeito, preferencialmente por profissionais de RH, especialmente para o caso de surgirem adversidades ao longo do bate-papo, embora gestores de cada área e psicólogos possam ser convidados para participar.

4. Escolha do candidato

Depois da leitura do currículo e da entrevista individual com cada profissional selecionado, chega o momento mais decisivo do processo: a escolha do candidato. Por ser uma etapa eliminatória, os envolvidos devem ser informados sobre as decisões – separadamente, claro, para evitar constrangimentos.

5. Proposta

Assim que o candidato for escolhido, você deve redigir uma carta proposta com informações importantes sobre sua rotina e que vão influenciar no aceite – ou não – da posição, como:

• salário;
• comissionamento;
• benefícios;
• carga horária; e
• rotina de trabalho.

Esse texto deve ser enviado via e-mail ou outro canal de comunicação de preferência do talento ou da empresa, e certamente vai ajudar na decisão do profissional e alinhar expectativas antes mesmo do ingresso dele na empresa, portanto, capriche, e mostre-se aberto(a) para sanar quaisquer dúvidas que possam surgir.

6. Pedido da documentação

Atenção! Esta é uma das etapas mais importantes do processo: a documentação solicitada aos novos funcionários. Sem ela, o registro na carteira de trabalho, segundo a CLT, é inviabilizado.

Precisa de ajuda? Veja a lista dos documentos necessários para admissão novos colaboradores!

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
• RG e CPF (cópia)
• Título de Eleitor (cópia)
• Número do PIS/PASEP
• Número do registro profissional (se for o caso)
• Certidão de casamento (cópia, se houver)
• Certidão de nascimento dos filhos (se forem menores de 14 anos ou maiores de idade com invalidez)
• Carteira de vacinação dos filhos menores de 6 anos
• Declaração de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos
• Certificado de reservista ou dispensa do serviço militar (para homens)

Não esqueça de dar um prazo confortável para os profissionais reunirem a documentação necessária. Nem sempre ela “já está em mãos”.

7. Exame admissional

O exame médico admissional é um documento exigido pelo Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) para atestar que o profissional tem condições de exercer a função para a qual foi contratado.

Se você não tem um médico ocupacional disponível na empresa, indique um e dê um pequeno prazo para o exame ser realizado. Peça para o trabalhador fazer o exame quanto antes e levar o atestado ao RH assim que possível.

8. Registro na CTPS

Se as duas etapas anteriores eram importantes, esta, então, é indispensável para o sucesso e legalidade da contratação: registrar o novo vínculo empregatício na carteira de trabalho do profissional.

A anotação deve acontecer em, no máximo, 5 dias úteis após a contratação, incluindo todas as informações necessárias na CTPS de cada um, seja ela em seu formato tradicional ou na digital.

Além da data de admissão, a remuneração e as condições especiais da contratação devem estar detalhadas no documento e, depois disso, também será preciso enviar cópias das documentações para o governo federal e para a Caixa Econômica Federal e registrar o vínculo empregatício que está sendo criado no eSocial – sistema unificado que registra, de forma digital, informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas.

9. Adequação da infraestrutura

Anote aí: materiais de escritório e papelaria, criação de e-mail corporativo, instalação de softwares e outras ferramentas cotidianas no computador do novo colaborador, aquisição de cadeira e mesa em conformidade com as regras da ergonomia do trabalho e muita disposição para recebê-lo são procedimentos indispensáveis durante a etapa de admissão.

Se o novo funcionário for trabalhar de casa ou no modelo híbrido, forneça equipamentos e ferramentas que possibilitem as atividades apontadas na descrição da vaga.

10. Onboarding

Por fim, é hora de dar as boas-vindas ao novo colaborador do time e fazê-lo se sentir em casa!

Apresente o colaborador às pessoas de sua equipe e tome cuidado para deixá-lo confortável e garantir que seja bem recebido. Todo início é desafiador, e começar em um novo emprego não é diferente. Mostre onde fica banheiro, copa, cozinha… Deixar o novo membro da equipe ambientado também faz parte do onboarding.

Esse é o momento de mostrar a estrutura organizacional, os valores, a cultura e o ritmo de trabalho do ambiente e, para quem foi contratado para trabalhar remotamente, também dá para fazer um onboarding digital.

Nesse caso, você pode enviar um kit de boas-vindas da sua empresa com antecedência, encaminhar tutoriais e FAQs que podem ajudar na ambientação, marcar uma conversa online e convidar os profissionais que trabalharão diretamente com o mais novo integrante da equipe para um happy hour online!

De uma forma ou outra, o importante é que o “gelo” seja quebrado e o profissional se sinta abraçado pela nova instituição. Depois disso, é só escolher um mentor dedicado para acompanhar o colaborador recém-chegado durante o primeiro mês que tudo se alinha.

Agora que você aprendeu como admitir e integrar o novo membro da equipe, chegou a hora de curtir os louros dessa contratação. Aproveite!