Como fazer reuniões one-on-one: dicas e erros comuns

Apesar da importância, muitas pessoas cometem erros ao realizar reuniões 1:1. Entre os mais comuns estão a falta de preparação ou o uso do momento apenas para fazer cobranças ou repassar tarefas, sem oferecer espaço para que o colaborador compartilhe suas preocupações ou discuta seu próprio desenvolvimento. 

Para garantir que as reuniões tragam os resultados esperados, é essencial seguir algumas práticas que são pontos-chave para o sucesso, como ter uma agenda bem definida, ouvir ativamente e aproveitar o momento para promover o crescimento profissional do colaborador.  

Neste artigo, você vai entender tudo sobre reuniões one-on-one que, quando bem conduzidas, podem gerar impacto significativo no engajamento da equipe e no desenvolvimento individual de cada profissional. 

O que é e como fazer reuniões 1:1? Passo a passo simples

As reuniões one-on-one são encontros regulares entre profissionais e suas lideranças para entender as necessidades de cada colaborador, acompanhar seu desempenho, fornecer feedbacks e alinhamentos, além de criar um ambiente de confiança mútua. 

Elas podem acontecer semanal, quinzenal ou mensalmente, e devem ser feitas sempre de um para um, ou seja, entre duas pessoas apenas, com o objetivo de discutir questões específicas e oferecer um ambiente seguro em que o colaborador se sinta à vontade para expor opiniões e abordar assuntos delicados, tanto da vida profissional quanto da vida pessoal, sem medo de ser julgado por isso. 

Aqui vão algumas dicas de como conduzir esses encontros:

1. Defina o objetivo da reunião: entenda o que você espera alcançar com essa conversa, e anote para não desviar do caminho.
2. Agende regularmente as reuniões: one-on-ones costumam ser realizadas regularmente, já que a periodicidade ajuda a criar um espaço constante de diálogo e evita que questões fiquem sem atenção por muito tempo, por isso, esteja atento(a) ao calendário. 
3. Prepare um roteiro ou deixe o tema livre: em caso de reuniões mais formais, faça o envio antecipado dos assuntos que serão abordados durante o encontro, já se o foco for uma formato mais informal, você pode começar com uma pauta mais aberta e deixar o trabalhador conduzir a conversa com os temas mais relevantes para ele. 
4. Crie um ambiente de confiança: é importante que o líder crie um ambiente de confiança para que o liderado se sinta confortável para compartilhar ideias e preocupações sem receios. 
5. Forneça feedbacks claros e construtivos: o feedback é parte fundamental de um 1:1, seja ele positivo ou construtivo, por isso, certifique-se de ser específico(a) ao dar o feedback para sua equipe, destacando o comportamento ou a ação que foi realizada e como ela impactou o trabalho. 
6. Escute mais do que fale: uma boa one-on-one é baseada no diálogo, por isso, escute ativamente e demonstre empatia, respeitando a fala do profissional e permitindo que ele tenha espaço suficiente para compartilhar seus pensamentos, sentimentos e preocupações.
7. Ajuste conforme o estilo do colaborador: cada pessoa é de um jeito, portanto, ajuste e personalize a reunião conforme o perfil de comunicação do liderado.  Para os mais tímidos, talvez reuniões remotas funcionem melhor!

Anotou tudo? Ao planejar bem esses encontros, você garante que haja espaço para a escuta ativa e fornece um feedback construtivo, criando um ambiente positivo e produtivo que contribui para o sucesso tanto do colaborador quanto da equipe.

Qual a importância da one-on-one?

As reuniões one-on-one funcionam como uma ponte direta entre líder e colaborador, permitindo que questões sutis, muitas vezes invisíveis no dia a dia, venham à tona antes de se tornarem problemas maiores. 

Mais do que alinhar metas ou avaliar desempenho, elas criam um espaço estratégico para antecipar necessidades, cultivar conexões humanas e fortalecer o senso de pertencimento dentro da equipe.

Além disso, o diálogo constante ajuda a reduzir os índices de turnover, considerado um pesadelo em muitas empresas, isso porque, quando os colaboradores se sentem valorizados e têm espaço para discutir sobre suas ideias, tudo se torna mais leve, e eles tendem a se sentir mais satisfeitos e leais à empresa, aumentando a retenção de talentos.

O momento também pode ser aproveitado para reforçar a cultura organizacional, já que o líder tem a oportunidade de discutir os valores, princípios e missão da organização com o colaborador, e os funcionários podem alinhar suas próprias atitudes com os objetivos da empresa. É vantagem para todo mundo!

Saiba agora como aproveitar ao máximo o recurso.

Como estruturar e implementar one-on-ones na sua empresa?

Para que o processo seja bem-sucedido, é necessário definir uma estrutura com objetivos claros, estabelecer uma frequência regular, fornecer treinamento à equipe e criar um formato que agrade tanto os gestores quanto os colaboradores. Além disso, é preciso comprometimento de ambas as partes, já que a boa dinâmica da prática só funciona quando todo mundo chega preparado para a troca.

De olho no passo a passo!

1. Defina a frequência 

Determinar a regularidade e duração das reuniões é importante para criar um senso de rotina. Para muitas empresas, one-on-ones semanais ou quinzenais são comuns, mas você pode adaptar a frequência de acordo com a necessidade por aí. 

O ideal é que as conversas tenham duração de 30 minutos a 1 hora, o que também pode ser ajustado de acordo com a complexidade dos assuntos que serão abordados em cada reunião. 

2. Estabeleça objetivos claros 

Antes de começar de fato, é importante entender por que você quer ter esses encontros, ou seja, qual seu objetivo com as reuniões one-on-one. 

Aqui vão algumas sugestões: 

• Apoiar o desenvolvimento profissional do time
• Fortalecer o relacionamento entre líderes e equipes
• Identificar e resolver problemas rapidamente
• Motivar e engajar os colaboradores
• Dar e receber feedback construtivo
• Acompanhar o progresso de tarefas e projetos
• Discutir sobre desafios e obstáculos
• Alinhar expectativas
• Atentar-se ao bem-estar e saúde mental do colaborador

Dessa forma, fica muito mais fácil desenhar onde você quer chegar com essa estratégia. 

3. Prepare-se 

De nada adianta propor uma conversa e não saber sobre o que falar, né? Portanto, separe um momento antes da reunião para dar uma boa revisada no histórico recente do colaborador, sua função, tarefas e últimos projetos, além de verificar indicadores de desempenho e feedbacks anteriores.

A partir desses pontos, você pode montar um roteiro com perguntas-chave para conduzir o momento, estimulando ainda mais a conversa entre vocês!

4. Tenha um roteiro 

Ter um roteiro ou uma agenda estruturada com tudo o que poderá ser abordado durante a reunião é uma forma de evitar aquele silêncio constrangedor, já que você terá um “plano B” para o início, meio e fim do papo, garantindo que o encontro atinja o objetivo esperado. 

Aqui vai uma boa ideia de roteiro para você seguir no começo: 

• Abertura (5-10 minutos): comece com uma conversa informal, como perguntar como está a pessoa ou como foi a semana dela. Isso ajuda a criar um ambiente mais relaxado e aberto.

• Discussão de tópicos (20-40 minutos): separe alguns tópicos para conversar, como desempenho (pergunte sobre as tarefas em andamento, o que está funcionando bem e o que precisa ser ajustado); feedback (usando exemplos do dia a dia ou de projetos já entregues para facilitar a compreensão); desafios e obstáculos; desenvolvimento (novos aprendizados ou oportunidades de crescimento dentro da empresa, se houver); e/ou bem-estar (abordando questões sobre o equilíbrio entre vida pessoal e profissional).

• Planejamento e ação (5-10 minutos): por fim, defina ações específicas que precisam ser tomadas até o próximo encontro.

• Encerramento: recapitule os pontos principais discutidos e pergunte se há algo mais que o colaborador gostaria de adicionar ou discutir, não esqueça de reforçar a importância da reunião e o quanto a comunicação aberta é vital.

E não deixe de anotar os pontos acordados para discutir na próxima reunião!

5. Estabeleça a cultura do one-on-one na empresa

Comunique, de forma clara, a importância da prática para todos os colaboradores, desde gerentes até membros da equipe, destacando como esses encontros contribuem para o desenvolvimento pessoal e profissional de todos os envolvidos.

É essencial reforçar a transparência e a confiança, garantindo que as 1:1s sejam um espaço seguro para discutir desafios, esclarecer dúvidas, oferecer e receber feedbacks e até abordar preocupações pessoais, sem medo de julgamentos.

Ao cultivar um ambiente de apoio, onde as reuniões vão além da simples avaliação de desempenho e proporcionam orientação e suporte, você garante o fortalecimento do relacionamento entre líderes e colaboradores. E todo mundo sai ganhando! 

6. Utilize ferramentas e plataformas de apoio

Boas ferramentas podem ajudar a organizar a logística das reuniões de forma ainda mais eficiente. É o caso das agendas online, como Google Calendar ou Outlook, que podem ser usadas para agendar as reuniões de maneira regular, definindo lembretes e estabelecendo uma rotina consistente.

Opções complementares incluem plataformas de gestão de desempenho ou documentos compartilhados, como o Google Docs e Notion para registrar os tópicos discutidos, feedbacks recebidos e próximos passos, o que torna o processo mais organizado e rastreável. 

Agora, se você quer investir em uma ferramenta própria para gestão das 1:1s, dá para apostar em ferramentas de gestão RH que possuem o recurso de acompanhamento desse tipo de reunião, a exemplo das seguintes plataformas:

• Qulture.Rocks
• Lattice
• Fellow
• 15Five
• Leapsome
• Dentre outras

E, se os encontros forem acontecer de forma remota, também será crucial garantir que a tecnologia utilizada, como Zoom, Teams ou Google Meet, seja confiável e funcione sem problemas.

7. Treine seus gestores 

Treinar seus líderes é essencial para que as reuniões tenham resultados de sucesso, por isso, os gestores devem estar sempre exercitando habilidades como: 

• Escuta ativa
• Fornecimento de feedbacks construtivos
• Empatia
• Capacidade de identificar e abordar problemas

Inclusive, é nesse sentido que a equipe de gestão de pessoas precisa enxergar essas reuniões como uma oportunidade de mentoria, focando no desenvolvimento pessoal do colaborador, em vez de se limitar a um simples acompanhamento de tarefas. 

Também é importante reforçar que as one-on-ones não devem se transformar em um espaço para microgestão, mas sim em um momento de apoio ao bem-estar e ao crescimento do profissional.

8. Faça ajustes quando necessário

À medida que esses papos se tornam parte da cultura e da rotina da empresa, continue ajustando a abordagem com base nas necessidades de cada pessoa e nos feedbacks recebidos. 

Essas mudanças podem envolver a frequência das reuniões, a forma como as agendas são tratadas e até mesmo a abordagem dos gestores. O que importa é o conforto da sua equipe. 

Gostou do que leu até aqui? Então, para fechar com chave de ouro, só falta conhecer os erros mais comuns e que devem ser evitados nesse tipo de reunião. 

10 erros comuns que devem ser evitados em reuniões one-on-one 

Não ouvir seu colaborador, estar mal preparado(a) e quebrar a confidencialidade do momento estão entre os erros mais comuns e que devem ser evitados quando o assunto é one-on-one. 

1. Falta de preparação: sem planejamento, a conversa vira perda de tempo; é essencial chegar com tópicos, perguntas e feedbacks definidos.
2. Não ouvir ativamente: se o líder monopoliza a conversa, o colaborador se cala, e escutar com atenção é chave para um ambiente de confiança.
3. Focar só em desempenho: limitar a reunião à produtividade ignora motivações, bem-estar e crescimento individual.
4. Não acompanhar feedbacks anteriores: dar orientações sem acompanhá-las depois desmotiva e quebra a confiança no processo.
5. Reuniões irregulares: sem frequência definida, os encontros perdem o sentido, e o funcionário pode se sentir negligenciado.
6. Falta de metas ou ações concretas: reuniões sem próximos passos definidos geram frustração e falta de direção.
7. Quebrar a confidencialidade: expor o que foi dito em confiança destrói o vínculo entre líder e liderado.
8. Rigidez excessiva: um formato engessado inibe a troca sincera; é preciso equilíbrio entre estrutura e flexibilidade.
9. Falta de empatia: sem interesse genuíno, o encontro vira obrigação. Por outro lado, a empatia fortalece o relacionamento e aprofunda a conversa.
10. Má gestão do tempo: sem controle ou um roteiro bem estruturado, tópicos importantes podem ficar de fora da reunião, ou seja, se planejar quanto à duração do papo garante produtividade.

Evitar esses erros é o que vai transformar para melhor a sua experiência como gestor e a experiência do seu colaborador, tornando o momento mais produtivo e significativo.

Agora, é só colocar todas essas dicas em prática – e não esquecer de dar aquele feedback aqui embaixo ou no Instagram da @chawork!